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De nombreux facteurs sont à considérer dans la planification d'une réunion ou d'un événement. Les listes de choses à faire ainsi que les conseils présentés ci-contre dans notre guide de réunion et d'événement vous aideront à planifier et coordonner votre activité avec succès.
1. Fixer des objectifs : Déterminer le cadre de la réunion. La première chose qu'un planificateur de réunion ou d'événement doit comprendre, c'est le but et l'envergure de l'événement. Qu'est-ce qui doit être accompli?
2. Identifier les principales exigences de votre rencontre : Une des meilleures façons d'y arriver consiste à ce que vous et quelqu'un qui est en mesure de vous aider à atteindre vos objectifs élaboriez un horaire préliminaire. Cet horaire devrait comporter les grandes lignes de ce qui va se passer ainsi qu'une approximation du moment où ces choses vont se passer.
3. Choisir l'hôtel où tenir l'activité : Voilà l'élément le plus important à considérer dans la planification d'une réunion. Si vous connaissez les principales exigences de la rencontre de même que le budget qui lui est alloué, vous pouvez alors chercher une destination qui répond à ces critères.
4. Clarifier le budget : C'est primordial de bien comprendre toutes les facettes du budget prévu pour l'activité. Il vaut mieux demander à la personne qui commande la tenue de l'événement de vous assigner un montant précis. Dès que vous entamerez vos recherches, vous saurez rapidement si les arrangements que vous planifiez sont réalistes pour le budget dont vous disposez.
5. Organiser le matériel et les notes préparatoires à la rencontre : Vous avez délimité le cadre de la réunion et connaissez les principales exigences qui s'y rattachent? Vous voilà prêt à contacter les hôtels et à planifier les éléments plus spécifiques. Le fait de monter un cartable avec des sections pour les différentes étapes de planification vous aidera à consigner toute l'information relative à la réunion à un seul endroit.
Suggestions de titres de sections
- Horaires
- Budget
- Personne-ressource à l'hôtel
- Personnes-ressources
- Liste de répartition des chambres
- Transport
- Aménagement des salles de réunion
- Matériel audiovisuel
- Nourriture et breuvages
- Loisirs
- Conférenciers
- Divertissement
- Programmes pour les conjoints(es)
- Invités VIP
Réservations sans frais au 1-877-578-7666